Generell gilt, dass es keine Teilnahmepflicht an einer Weihnachtsfeier gibt. Bei Feiern während der Arbeitszeit müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht teilnehmen, ihrer Arbeitspflicht nachkommen. Achtung: Durch regelmäßige Wiederholung kann eine „betriebliche Übung“ entstehen, die einen Anspruch auf Fortführung begründet. Ein Freiwilligkeitsvorbehalt in den Einladungen schützt davor.
Weihnachtsfeier planen: Darauf sollten Sie achten
Redaktion
Die Weihnachtszeit naht – für viele Unternehmen beginnt die Planung der jährlichen Weihnachtsfeier. Was als Dankeschön an die Belegschaft gedacht ist, kann schnell zur Steuerfalle werden, wenn die Kosten der Feier den 110-Euro-Freibetrag überschreiten. Auch Fragen zum Versicherungsschutz bei Arbeitsunfällen können auftreten. Mit diesen Tipps können Sie böse Überraschungen vermeiden.
Wer ist bei der Weihnachtsfeier versichert?
Familienangehörige oder ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen zwar an der Feier teilnehmen, solange die aktuelle Belegschaft die Mehrheit der Teilnehmer ausmacht. Allerdings genießen diese Gäste selbst keinen Unfallversicherungsschutz im Rahmen der Weihnachtsfeier.
Geschützt sind alle Aktivitäten, die mit dem Zweck der Weihnachtsfeier zusammenhängen. Auch der Hin- und Rückweg ist unfallversichert – hier gelten die gleichen Regeln wie beim normalen Arbeitsweg. Kommt es jedoch zu einem Unfall bei der Weihnachtsfeier, der ausschließlich auf Alkoholkonsum zurückzuführen ist, oder wird der Weg für private Erledigungen unterbrochen, entfällt der Versicherungsschutz.
Der Versicherungsschutz endet, sobald der Veranstalter die Weihnachtsfeier offiziell beendet oder sich selbst verabschiedet. Wer danach noch in kleiner Runde weiterfeiert, tut dies auf eigenes Risiko. Aus versicherungsrechtlichen Gründen sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber daher Anfangs- und Endzeitpunkt der Betriebsveranstaltung im Vorfeld klar festlegen und kommunizieren. So lässt sich der Versicherungsschutz klar abgrenzen und Missverständnisse im Falle eines Arbeitsunfalls bei der Weihnachtsfeier werden vermieden.
Betriebsveranstaltung: Der 110-Euro-Freibetrag
Auch aus steuerlicher Sicht gibt es bei der Vorbereitung einer Weihnachtsfeier einiges zu beachten: Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind bis zu 110 Euro brutto pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Wichtig: Dieser Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr – etwa für eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Findet nur eine Feier statt, bleibt es bei den 110 Euro; die Freibeträge werden nicht addiert.
In die Berechnung fließen sämtliche Kosten ein wie Speisen, Getränke, Raummiete oder Unterhaltungsprogramm. Die Gesamtkosten werden auf alle tatsächlich anwesenden Personen umgelegt, nicht auf die gesamte Belegschaft. Hier lauert bereits die erste Falle: Bringen Angestellte eine Begleitperson mit, müssen deren Kosten den jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet werden. Eine pauschale Verteilung auf alle Beschäftigten ist nicht zulässig.
Was tun, wenn die 110 Euro überschritten werden?
Falls die Kosten einer Betriebsveranstaltung über 110 Euro brutto übersteigen, können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 Prozent wählen. Dadurch übernehmen sie die Steuerlast selbst.
