Delegieren lernen: So geben Sie Aufgaben richtig ab

Arbeiten 29.08.2025 10 Min.

Redaktion

IKK classic

Eine hohe Arbeitsbelastung bedeutet Stress – und auf Dauer kann das auf die Psyche schlagen. Oft lassen sich Aufgaben abgeben, doch viele Menschen haben Schwierigkeiten dabei. Warum ist Delegieren so schwer? Und wie geht es richtig?

Inhaltsverzeichnis

Aufgaben abgeben – eine Win-win-Situation
Der erste Schritt: Keine Angst vor Mehraufwand zu Beginn
Klären Sie diese Fragen vor dem Delegieren
Richtig delegieren: So geht's
Diese Aufgaben sollte man nicht delegieren
Beispiele für richtiges und falsches Deligieren
Sorgfalt beim Delegieren lohnt sich

Eigenverantwortung ist gesund: Forscher der Indiana University haben herausgefunden, dass mehr Autonomie im Job zum Beispiel die Gefahr verringert, an einer Depression zu erkranken. Doch wenn der Aufgabenberg wächst und das Stresslevel steigt, kann die Psyche auch leiden. Oft liegt es daran, dass Menschen ihre Aufgaben nicht sauber delegieren – die Scheu, Aufgaben abzugeben, ist zu groß. Aber woran liegt das? Und wie lässt man am besten los?

Dr. Andreas Hagemann, Facharzt für Psychiatrie und Psychotherapie weiß, welche psychischen Mechanismen daran hindern, Aufgaben abzugeben, und kennt die Gefahren der Überlastung am Arbeitsplatz. Im Interview erklärt er zudem, welche Vorteile das Delegieren mit sich bringt. Davon profitiert nämlich nicht nur die Person, die Aufgaben abgibt.

Aufgaben abgeben – eine Win-win-Situation

Dr. Andreas Hagemann ist Facharzt für Psychiatrie und Psychotherapie sowie Ärztlicher Direktor der Röher Parkklinik in Eschweiler bei Aachen. Diese Privatklinik für Psychosomatik ist spezialisiert auf Angst- und Panikstörungen, chronische Schmerzen, Burn-out und Depressionen.

3 Fragen an den Experten: Die Vorteile des Delegierens

Dr. Hagemann, warum fällt es vielen Menschen so schwer, Arbeit abzugeben?

Dr. Andreas Hagemann: Ob Führungskraft oder nicht, im Job haben viele Menschen das Gefühl, alles kontrollieren zu müssen. Vorherrschend ist das Bild: “Nur, wenn ich etwas selber mache, weiß ich, dass es gemacht ist und dass es gut gemacht ist." Loszulassen und Verantwortung anderen Menschen zu übertragen, bedeutet immer auch Macht und Kontrolle abzugeben. Wer zu viel delegiert, könnte sich einen Konkurrenten aufbauen und sich abhängig oder überflüssig machen. Folglich erledigt man lieber alles selbst. Auch das Gefühl, andere könnten den Eindruck bekommen, nur unangenehme oder überfordernde Aufgaben werden abgegeben, spricht vermeintlich gegen das Delegieren.
Welche Vorteile bringt das Delegieren mit sich?

Wer richtig delegiert, gewinnt mehr Zeit und Energie für andere, wesentliche Aufgaben. Es ergeben sich neue Kapazitäten und das Stresslevel reduziert sich. Für alle Beteiligten eröffnen sich attraktive Vorteile. Das Einbinden anderer Fachkräfte bedeutet zusätzliches Know-how, Kreativität und Ideen, die dem Endprodukt und somit dem gesamten Unternehmen qualitativ zugutekommen.
Wirkt sich Delegieren auch auf die Kolleginnen und Kollegen aus, die Aufgaben übernehmen?

Die betreffenden Mitarbeitenden können dank der neuen Aufgaben und der damit verbundenen Verantwortung ihre eigenen Kompetenzen, ihr eigenes Wissen unter Beweis stellen beziehungsweise erweitern. Die Weitergabe von Aufgaben bedeutet generell einen Vertrauensbeweis. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung anderen gegenüber – egal, ob man Führungskraft ist oder nicht. Vertrauen stärkt Selbstvertrauen und wer Selbstvertrauen und Sinnhaftigkeit aus einer Tätigkeit ziehen kann, erhöht die Identifikation mit der Tätigkeit. Indirekt steigt die Identifikation mit dem Unternehmen. Das fördert die Arbeitsmotivation. Motivierte Mitarbeitende sind wiederum leistungsbereiter und seltener krank. Aufgaben zu delegieren führt somit für alle Beteiligten zu einer Win-Win-Situation.

Loszulassen und Verantwortung anderen Menschen zu übertragen, bedeutet immer auch Macht und Kontrolle abzugeben.

Dr. Andreas Hagemann

Ein Grauhaariger Mann mittleren Alters sitzt vor einem Laptop am Küchentisch.

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Der erste Schritt: Keine Angst vor Mehraufwand zu Beginn

Am Anfang bedeutet eine durchdachte Aufgabenverteilung tatsächlich Mehrarbeit. Die Zeitersparnis und der gewonnene Freiraum stellen sich meist erst mittel- bis langfristig ein und sind nicht direkt spürbar. Eine Aufgabe abzugeben, benötigt eine solide Vorbereitung. Außerdem sind im Verlauf Kontroll- und Feedbackprozesse nötig. Mit Blick auf die langfristigen Vorteile, die Delegieren für Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringt, lohnt sich dieser Aufwand jedoch.

S.M.A.R.T: Richtige Zielsetzung = richtig delegieren

Wer zielgerichtet delegieren möchte, kann sich einer bewährten Methodik zur Zielsetzung und -einhaltung bedienen: der S.M.A.R.T-Methode. In diesem Fall steht der englische Begriff nicht nur für clever oder schlau. S.M.A.R.T ist ein Akronym, dessen fünf Buchstaben für fünf Schritte stehen, um ein Ziel zu formulieren und zu erreichen. Beim richtigen Delegieren sollten alle fünf Punkte erfüllt sein.

S wie spezifisch

Ihr Ziel sollte so eindeutig wie möglich formuliert sein.
M wie messbar

Das Ziel sollte qualitativ und quantitativ beurteilt werden können.
A wie attraktiv

Die Aufgabe sollte sich für alle Beteiligten lohnen.
R wie realistisch

Das gesetzte Ziel muss umsetzbar sein. Zeit und Ressourcen spielen dabei eine essentielle Rolle.
T wie terminiert

Einzelne Etappen sowie der Zeitpunkt, an dem das Ziel erreicht werden soll, müssen festgelegt werden.

Klären Sie diese Fragen vor dem Delegieren

Welche Aufgabe soll mit welchem Zweck delegiert werden? Notieren Sie Ausgangspunkt sowie Ziel der Aufgabe.
Welche Erwartungen haben Sie an die Delegation?
Welche Vorteile entstehen für alle Beteiligten durch das Delegieren der Aufgabe? Zum Beispiel Zeitersparnis für die Führungskraft oder das Erweitern von Kompetenzen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Welche Person ist geeignet für diese Herausforderung? Ressourcen, Fähigkeiten, Wissen, Stärken und Schwächen müssen abgewogen werden.
Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Aufgabe erledigt werden kann? Auch im Hinblick auf Befugnisse, die womöglich erweitert werden müssen, Kapazitäten und Kompetenzen.
Welche Zwischenergebnisse sollten kontrolliert werden? Setzen Sie vorab Etappen fest, deren (erfolgreicher) Abschluss wichtig für das Endergebnis ist.

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Richtig delegieren: So geht's

Nach dem Feststecken der Ziele und Bedingungen folgt das eigentliche Delegieren. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung kann Ihnen dabei helfen.

Aufgabenteilung verständlich machen

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen, warum sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen sollen, arbeiten sie besser. Bevor es beim Delegieren um die eigentlichen Inhalte geht, sollten Sie erklären, warum eine Person für die jeweilige Aufgabe ausgewählt wurde. So sprechen Sie die Stärken Ihres Gegenübers offen an, was dessen Motivation steigert.
Klare, unmissverständliche Kommunikation im ersten Briefing

Je klarer der Arbeitsauftrag ist, desto einfacher ist dessen Bearbeitung. Klären Sie alle entscheidenden Fragen und brechen Sie komplexe Aufgaben in Einzelschritte auf. Lassen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in eigenen Worten wiederholen, was genau zu tun ist. So vermeiden Sie Missverständnisse.
Regelmäßiges Kontrollieren der Teilergebnisse

Ein entscheidender Punkt beim Delegieren: Auch wenn Sie eine Aufgabe abgeben, sind Sie immer noch dafür verantwortlich. Legen Sie Etappen fest und überprüfen Sie den Arbeitsfortschritt nach jedem Abschnitt.
Erfolge ansprechen

Delegierte Aufgaben sollen attraktiv für alle beteiligten Personen sein. Regelmäßiges, begründetes und nachvollziehbares Lob bildet dabei einen Kernpunkt. Wenn etwas gut gelaufen ist, ist es die Aufgabe des Delegierenden, das auch hervorzuheben.
Probleme und Schwierigkeiten zeitnah benennen

Unstimmigkeiten sollten Sie schnell und direkt ansprechen. Achten Sie dabei darauf, die Autorität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht vor anderen infrage zu stellen. Klären Sie Differenzen stattdessen in einem vertraulichen, respektvollen Gespräch unter vier Augen.
Abschließende Feedbackrunde durchführen

Richtig delegieren endet nicht mit dem Abschluss der jeweiligen Aufgabe. Damit beim nächsten Mal alles noch besser läuft, führen Sie eine abschließende Feedbackrunde ein. Sowohl die delegierende Person als auch die Personen, die die Aufgaben übernommen haben, sollten Lob und Kritik am Prozess oder an den Beteiligten äußern. Übernehmen Sie die Punkte in ein Protokoll und entwickeln Sie daraus Ihre ganz persönliche Richtlinie. So lernen alle Beteiligten, was eine richtige Delegation ausmacht.

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Moderator Kay Holm widmet sich in unserem Podcast einmal im Monat Themen, die Firmeninhabende und Führungskräfte beschäftigen.

Diese Aufgaben sollte man nicht delegieren

Es gibt bestimmte Aufgaben, die entscheidend für den Betriebserfolg und die Zufriedenheit im Team sind. Deshalb sollten sie von der Führungskraft persönlich übernommen werden.

Vision und Strategie

Vertrauliche, strategische Entscheidungen und Transformationsprozesse liegen in der Verantwortung der Führung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können einbezogen werden, doch die finale Richtung muss von oben kommen, um klare Ziele und nachhaltige Ergebnisse sicherzustellen.
Personalentscheidungen und Entwicklung

Eine gute Führungskraft trifft Personalentscheidungen selbst – von der Mitarbeiterauswahl über Gehaltsverhandlungen bis hin zu Mitarbeitergesprächen, Beförderungen und Weiterbildungen. So können Vorgesetzte sicherstellen, dass die richtigen Talente gezielt erkannt und gefördert werden.
Leistungsbeurteilung und Kritikgespräche

Die Führungskraft sollte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst bewerten und Kritikgespräche persönlich führen – für objektive Einschätzungen, klare Kommunikation und ein motiviertes Team.

Beispiele für richtiges und falsches Deligieren

Delegieren kann Teams stärken – oder Chaos verursachen. Entscheidend ist, wie klar die Aufgabe formuliert ist und ob die richtige Unterstützung geboten wird. Hier zeigen wir, was gut funktioniert und warum, und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Richtiges Delegieren
Ziel	Aufgabe	Grund	Ergebnis
Selbstständigkeit fördern	Ein Mitarbeiter übernimmt die Kontrolle und Nachbestellung von Werkzeug und Material.	Die Aufgabe ist klar definiert, mit genauen Vorgaben zu Marke und Menge. Zudem erhält der Geselle die Vollmacht zur Bestellung, ohne Einmischung des Vorgesetzten.	Der Vorgesetzte gewinnt Zeit für strategische Themen, während der Mitarbeiter seine Kompetenz ausbaut.
Alltagsnahe Delegation mit Verantwortung	Azubis übernehmen eine einfache Fachaufgabe. Ein erfahrener Geselle erklärt den Ablauf, begleitet sie im Alltag und steht bei Fragen bereit.	Praxisnahes Lernen, der Geselle übernimmt Verantwortung, der Chef erkundigt sich regelmäßig und gibt Feedback.	Die Azubis fühlen sich gefördert und sicher, der Geselle entwickelt Führungsfähigkeit, der Chef zeigt Vertrauen und schafft ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
Entwicklungschance bieten	Eine Nachwuchskraft hält eine Präsentation bei einem Kundentermin, mit vorheriger inhaltlicher Unterstützung. Der Chef bleibt präsent.	Die Delegation bietet einen Lerneffekt und motiviert durch Verantwortung. Ein Vertrauensvorschuss stärkt das Selbstvertrauen der Nachwuchskraft.	Die Nachwuchskraft entwickelt neue Fähigkeiten und gewinnt an Selbstvertrauen, was ihre zukünftige Leistung und Motivation steigert.

Falsches Delegieren
Fehler	Aufgabe	Grund	Ergebnis
Unklare Kommunikation der Aufgaben	Ein Mitarbeiter soll ein Projekt leiten, erhält aber keine Baupläne, Materialinfos oder Termine.	Die vage Aufgabe führt zu Unsicherheit und Überforderung, da relevante Mittel fehlen.	Frustration beim Mitarbeiter, Chaos und hohes Projektrisiko.
Kritisches Personalgespräch abgeben	Eine Gesellin soll ein Kündigungsgespräch führen, obwohl der Vorgesetzte dafür verantwortlich ist.	Verantwortung kann nicht delegiert werden, und es sendet ein falsches Signal an das Team. Mangel an persönlicher Führungspräsenz.	Das Vertrauen in die Führung sinkt. Die Beschäftigten fühlen sich möglicherweise unsicher, was sich negativ auf die Teamdynamik auswirkt.
Unerfahrene allein zum Kunden schicken	Ein neuer Mitarbeiter fährt ohne gründliche Vorbereitung und klare Anweisungen zum Kunden.	Ohne gründliche Vorbereitung fehlt dem neuen Mitarbeiter das nötige Wissen über den Kunden. So entstehen mögliche Stolperfallen.	Der Mitarbeiter ist unsicher, trifft womöglich falsche Aussagen und kann Fragen nicht beantworten. Das wirkt unprofessionell – der Kunde verliert Vertrauen.

Sorgfalt beim Delegieren lohnt sich

Auch wenn es zunächst aufwendig klingt: Um gute Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um nicht nur die Aufgabe, sondern auch Ihr Wissen weiterzugeben. Mit einer gründlichen Vorbereitung und klaren Kommunikation der Arbeitsschritte stellen Sie sicher, dass die Umsetzung gelingt und setzen zudem den Grundstein für das nächste Mal – und dann ist der Prozess des Delegierens bereits eingeübt.